Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen der Cluster Industrie, Automotive und Veranstaltungen der Mediengruppe Süddeutscher Verlag

(Stand: Januar 2024)

1.   Präambel
Das Cluster Industrie, Automotive und Veranstaltungen der Mediengruppe Süddeutscher Verlag umfasst die Unternehmen Hüthig Medien GmbH, Media-Manufaktur GmbH, Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH und verlag moderne industrie GmbH. Das Cluster bündelt die Kompetenzen für medien-übergreifende Plattformen (Print, Digital und Veranstaltungen) für seine Zielgruppen, um die beste Information Experience zu liefern.

2.   Veranstalter
Cluster Industrie, Automotive und Veranstaltungen der Mediengruppe Süddeutscher Verlag bestehend aus den Unternehmen:
•   Hüthig Medien GmbH, Heidelberg
•   Media-Manufaktur GmbH, Hannover
•   Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH und
• verlag moderne industrie GmbH, beide Landsberg.

Mit der Durchführung dieser Veranstaltung beauftragtes Unternehmen   („beauftragtes Unternehmen“):
Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH
Hultschiner Straße 8
81677 München
und
Justus-von-Liebig-Straße 1
86899 Landsberg
Tel.: +49 8191 125-570
info@sv-veranstaltungen.de
www.sv-veranstaltungen.de

3.   Geltungsbereich
(1)   Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge und Vertragsangebote zwischen dem beauftragten Unternehmen und dem jeweiligen Dritten („Teilnehmer“) im Zusammenhang mit sämtlichen Veranstaltungen des beauftragten Unternehmens und ggf. der, jeweils in der Veranstaltung ausdrücklich benannten, Mitveranstalter (insbesondere im Zusammenhang mit deren Besuch, Vorbereitung und Durchführung, der Erbringung und Entgegenahme von veranstaltungsvorbereitenden oder veranstaltungsbegleitenden Dienstleistungen oder sonstigen Geschäftsbeziehungen, nicht jedoch Ausstellung und Sponsoring, vgl. Ziffer 6), gleich ob diese physisch (z.B. Messen und Kongresse; „Präsenzveranstaltungen“) oder digital bzw. virtuell (z.B. Webinare; „Digitalveranstaltungen“) oder als Mischform (z.B. Live Stream einer physisch stattfindenden Veranstaltung; „Hybridveranstaltungen“) stattfinden.
(2)   Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende Bedingungen des Teilnehmers werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als das beauftragte Unternehmen ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, beispielsweise auch in der widerspruchslosen Entgegennahme der allgemeinen Geschäftsbedingungen des Teilnehmers.
(3)   Im Einzelfall getroffene, individuelle Vereinbarungen mit dem Teilnehmer (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AGB. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist, vorbehaltlich des Gegenbeweises, ein schriftlicher Vertrag bzw. die schriftliche Bestätigung durch das beauftragte Unternehmen maßgebend.
(4)   Rechtserhebliche Erklärungen und Anzeigen des Teilnehmers in Bezug auf den Vertrag (z.B. Fristsetzung, Mängelanzeige, Rücktritt oder Minderung) sind schriftlich, d.h. in Schrift- oder Textform (z.B. Brief, E-Mail, Telefax) abzugeben. Gesetzliche Formvorschriften und weitere Nachweise insbesondere bei Zweifeln über die Legitimation des Erklärenden bleiben unberührt.
(5)   Hinweise auf die Geltung gesetzlicher Vorschriften haben nur klarstellende Bedeutung. Auch ohne eine derartige Klarstellung gelten daher die gesetzlichen Vorschriften, soweit sie in diesen AGB nicht unmittelbar abgeändert oder ausdrücklich ausgeschlossen werden.
(6)   Der Teilnehmer ist Verbraucher, soweit der Zweck der Leistungen nicht überwiegend seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann. Dagegen ist Unternehmer jede natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die beim Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

4.   Vertragsabschluss
(1)   Der Vertragsabschluss zwischen dem beauftragten Unternehmen und dem Teilnehmer erfolgt mit dem Erhalt der per E-Mail versendeten Auftragsbestätigung. Werden im Rahmen der Durchführung des Vertrags Ergänzungen oder Änderungen zum Vertrag vereinbart, gilt das Schriftformerfordernis als eingehalten, wenn die jeweilige Erklärung in elektronischer Form, per Fax oder E-Mail übermittelt und von der anderen Seite bestätigt wird.
(2)   Abweichend von vorstehendem Absatz 1 kann nach Maßgabe dieses Absatzes 2 ein Vertragsverhältnis auch mit einer vom beauftragten Unternehmen angenommenen Anmeldung durch den Teilnehmer über eine auf der Veranstaltungs-Webseite existierende digitale Anmeldemaske zustande kommen. Das beauftragte Unternehmen hat dabei den Dienstleister doo GmbH (doo) beauftragt, die Registrierungs- und Anmeldeoptionen für die jeweilige Veranstaltung, die über die Plattform erstellt wurden, zu vermitteln, ggf. den Zahlungsverkehr mit den Teilnehmern über einen lizenzierten Zahlungsdienstleisterabzuwickeln und die Anmeldebestätigungen an die Teilnehmer zu versenden. Soweit es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt, versendet doo die Anmeldebestätigung und das beauftragte Unternehmen gesondert die Rechnung jeweils ausschließlich an die vom Teilnehmer angegebene E-Mail im PDF-Format. Die Rechnung muss nach Maßgabe der dort genannten Fälligkeit, in jedem Fall vor Veranstaltungsbeginn beglichen werden. doo ist nicht der Veranstalter der über die Veranstaltungs-Webseite angebotenen Veranstaltungen, ist dementsprechend auch nicht verantwortlich für diese und haftet insbesondere auch nicht für den Ausfall einer Veranstaltung oder Nichterfüllung des Vertrags seitens des beauftragten Unternehmens und ggf. der, jeweils in der Veranstaltung ausdrücklich benannten Mitveranstalter. Durch den Kauf oder die Registrierung zu einer Veranstaltung über die Veranstaltungs-Webseite entsteht ausschließlich zwischen dem jeweiligen Teilnehmer und dem im Rahmen des Angebots der Veranstaltung genannten Veranstalter ein Vertrag hinsichtlich des Besuchsrechts der Veranstaltung.
(3)   Das Absenden der ausgefüllten Anmeldemaske stellt ein Angebot des Teilnehmers auf Abschluss eines Vertrages dar. Das beauftragte Unternehmen prüft, ob sie dieses Angebot annehmen möchte. Das beauftragte Unternehmen ist zur Annahme nicht verpflichtet. Ein Vertrag kommt zustande, wenn das beauftragte Unternehmen dieses Angebot annimmt und dies dem Teilnehmer in Textform (einschließlich E-Mail) bestätigt.

5. Zahlungsbedingungen
Die von dem beauftragten Unternehmen berechneten Beträge sind ohne Abzug zu den auf den Rechnungen mitgeteilten Terminen unter Angabe der Rechnungsnummer zahlbar.

6. Foto- und Filmaufnahmen
Während der Veranstaltung werden Foto- und Filmaufnahmen (im Folgenden Aufnahmen) gefertigt. Diese verwertet das beauftragte Unternehmen für Zwecke der Dokumentation der Veranstaltung sowie der Bewerbung von weiteren Veranstaltungen. Dazu werden die Aufnahmen im Nachgang auf Websites der Veranstalterunternehmen und in den gedruckten Programmen von weiteren Veranstaltungen veröffentlicht. Zu den vorstehenden Zwecken veröffentlichen die Veranstalterunternehmen die Aufnahmen auch in sozialen Netzwerken, wie LinkedIn, Xing und Twitter. Sofern Veranstaltungen mit einem Mitveranstalter (siehe Ziffer 2) gemeinsam durchführt werden, gibt das beauftragte Unternehmen die Aufnahmen unter Umständen an diesen Veranstaltungspartner weiter. Darüber hinaus gibt das beauftragte Unternehmen die Aufnahmen jedoch nicht an Dritte weiter. Da Teilnehmer hier eine öffentliche Veranstaltung besuchen, gehen der Veranstalter und das beauftragte Unternehmen davon aus, dass aus Sicht des Teilnehmers keine generellen Gründe gegen die Fertigung von Aufnahmen sowie Verarbeitung dieser Aufnahmen zu den oben beschriebenen Zwecken sprechen. Sollte dies dennoch der Fall sein, wird der Teilnehmer hiermit gebeten, sich bitte umgehend vor Ort an den Infocounter zu wenden und dort den Widerspruch mitzuteilen. Der Teilnehmer wird hiermit in diesem Fall auch gebeten,– soweit Ihm möglich – auch selbst darauf zu achten, nicht fotografiert zu werden oder sich gerne auch direkt an den/die Fotograf*in zu wenden.

7. Ausstellung/Sponsoring
Die Konditionen der veranstaltungsbegleitenden Fachausstellung/des Sponsorings sind jeweils in veranstaltungsspezifischen Bedingungen geregelt.

9.   Besondere Regelungen für Digitalveranstaltungen
(1)   Die Teilnahme an Digitalveranstaltungen setzt die Nutzung des Digitalangebots des beauftragten Unternehmensvoraus.
(2)   Der Teilnehmer sichert zu, dass alle von ihm bei der Registrierung zum Digitalangebot angegebenen Daten wahr und vollständig sind. Die Nutzungsberechtigung des Internetangebotes gilt nur für den Teilnehmer persönlich und ist nicht übertragbar. Die Zugangsdaten sind durch den Teilnehmer sicher aufzubewahren und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Teilnehmer ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten selbst verantwortlich und haftet für etwaige von ihm zu vertretende Schäden im Falle des Missbrauchs .Das beauftragte Unternehmen behält sich vor, den Zugang zum Digitalangebot bei Verstößen gegen diese AGB (insbesondere wegen falscher Angaben bei oder nach der Registrierung und/oder unbefugter Weitergabe oder Offenlegung der Zugangsdaten) oder Hacking (insbesondere des Passwortes), zeitweilig oder dauerhaft zu sperren und/oder dem Teilnehmer den Zugang mit sofortiger Wirkung oder mit im eigenem Ermessen stehender Frist endgültig zu entziehen und/oder den Vertrag zur Nutzung des Digitalangebotes außerordentlich und fristlos zu kündigen.
(3)   Das beauftragte Unternehmen ist frei in der Gestaltung der Inhalte und jederzeit berechtigt, das Digitalangebot zu ändern, einzuschränken, zu erweitern, oder ganz einzustellen. Das beauftragte Unternehmen ist bei der Erbringung ihrer Leistung frei, diese auch durch Dritte nach eigener Wahl zu erbringen.
(4)   Das Digitalangebot beruht teilweise auf Inhalten von Mitveranstaltern, Kooperationspartnern, Sponsoren und Ausstellern des beauftragten Unternehmens, u.a. können für die Aufzeichnungen und Liveübertragungen externe Sprecher und Moderatoren eingesetzt werden. Das beauftragte Unternehmen übernimmt keine Haftung - weder ausdrücklich noch stillschweigend - für Richtigkeit, Vollständigkeit, Verlässlichkeit und Aktualität sowie für die Brauchbarkeit der Inhalte des Internetangebots für den Teilnehmer.
(5)   Das Digitalangebot ist nicht an Personen in Ländern gerichtet, die das Vorhalten bzw. den Aufruf der darin eingestellten Inhalte untersagen. Jeder Teilnehmer ist selbst verantwortlich, sich über etwaige Beschränkungen vor Aufruf dieser Webseiten zu informieren und diese einzuhalten.
(6)   Der Teilnehmer erkennt an, dass eine 100%ige Verfügbarkeit des Digitalangebots technisch nicht zu realisieren ist. Das beauftragte Unternehmen bemüht sich jedoch, das Digitalangebot möglichst konstant verfügbar zu halten. Insbesondere Wartungs-, Sicherheits- oder Kapazitätsbelange sowie Ereignisse, die nicht im Einflussbereich von dem beauftragten Unternehmen stehen, können zu kurzzeitigen Störungen oder zur vorübergehenden Einstellung des Internetangebots führen. Die Abwicklung des Internetangebots erfolgt mit marktüblicher Software. Maßgeblich sind die angegebenen Softwarevoraussetzungen bei der Anmeldung. Das beauftragte Unternehmen hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit und fehlerfreie technische Voraussetzungen dieser Software.

10. Besondere Regelungen für Hybridveranstaltungen
Für Hybridveranstaltungen gelten die besonderen Regelungen für Präsenzveranstaltungen (Ziffer 7) und für Digitalveranstaltungen (Ziffer 8) entsprechend.

11.   Referenten; Urheberrechte
(1)   Referenten können auf Grund besonderer unvorhersehbarer Gründe durch andere ersetzt werden, die eine vergleichbare themenbezogene Qualifikation aufweisen. Ein Rechtsanspruch auf einen bestimmten Referenten besteht nicht. Ein Anspruch auf Stornierung oder Rückerstattung der Kosten besteht in den vorgenannten Fällen nicht.
(2)   Vorträge auf der Veranstaltung werden grundsätzlich in Deutsch oder Englisch gehalten. Anderssprachige Vorträge werden in Englisch und/oder Deutsch übersetzt. Die entsprechenden Veranstaltungsdokumentationen folgen dieser Regel. Ein Anspruch auf Dolmetschen/Übersetzen besteht nicht.
(3)   Die veranstaltungsbezogenen Inhalte, insbesondere Vorträge und Dokumentationen sind urheberrechtlich geschützt. Die Nutzung der Inhalte ist ausschließlich zu eigenen Zwecken des Teilnehmers zulässig. Eine Weitergabe von Inhalten des Internetangebots an Dritte ist untersagt, unabhängig von Zweck und Art der Weitergabe.
(4)   Eine über den jeweiligen Vertragszweck hinausgehende Nutzung bzw. Verwertung der urheberrechtlich geschützten Inhalte gleich welcher Art, insbesondere durch Vervielfältigung, Verbreitung, Ausstellung, Wiedergabe in unkörperlicher Form (Recht der öffentlichen Wiedergabe, d.h. Vortrag, Aufführung und Vorführung, öffentlicher Zugänglichmachung, Sendung, Wiedergabe durch Bild- oder Tonträger, Wiedergabe von Funksendungen und von öffentlicher Zugänglichmachung) sowie Aufzeichnung, Digitalisierung, Speicherung - gleich in welcher Form und auf welchem Trägermedium und in welcher technischen Ausgestaltung - ist unzulässig.
(5)   Für etwaige inhaltliche Unrichtigkeiten der Vorträge und Dokumentationen übernimmt das beauftragte Unternehmen keinerlei Verantwortung oder Haftung.

12.   Stornierung; Höhere Gewalt
(1)   Für die vorliegenden Veranstaltungen besteht gemäß § 312 g Abs. 2 Nr. 9 BGB und in Ausnahme zu § 312 g Abs. 1 BGB i.V.m. § 355 BGB kein Widerrufsrecht für Verbraucher, da es sich bei den Veranstaltungen um Verträge zur Erbringung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen handelt und diese Verträge für ihre Erbringung einen spezifischen Termin oder Zeitraum vorsehen.
(2)   Bei Absagen, die 14 Tage oder kürzer vor der Veranstaltung bei uns eingehen, oder bei Nichtteilnahme wird die volle Teilnahmegebühr berechnet. Stornierungen vor diesem Termin werden mit einer Verwaltungsgebühr berechnet. Es kann jedoch ein(e) Ersatzteilnehmer*in benannt werden. Spezifische Informationen zu den jeweiligen Stornobedingungen werden veranstaltungsbezogen im Programmheft und auf der jeweiligen Website ausgewiesen. Dem Teilnehmer bleibt es unbenommen, nachzuweisen, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist bzw. der Aufwand niedriger istals die geforderte pauschale Entschädigung.
(3)   Stornierungen sind schriftlich vorzunehmen.
(4)   Das beauftragte Unternehmen behält sich das Recht vor, die gesamte Veranstaltung oder einzelne Teile räumlich, örtlich und/oder zeitlich zu verlegen, die Dauer, den Inhalt sowie das Format (z.B. von Präsenzveranstaltung zu Digitalveranstaltung, etc.) zu ändern oder auch kurzfristig abzusagen. Vorbehaltlich Absatz (5) ergibt sich für den Teilnehmer hieraus nicht das Recht zum Rücktritt vom Vertrag. Der Teilnehmer wird in diesen Fällen unverzüglich unterrichtet
(5)   Bei einer kompletten Stornierung der Veranstaltung durch das beauftragte Unternehmen, die nicht aus Gründen höherer Gewalt erfolgt, werden die bereits gezahlten Teilnahmegebühren zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, es sei denn, diese beruhen auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von Mitarbeitern oder sonstigen Erfüllungsgehilfen von dem beauftragten Unternehmen.
(6)   Bei einer Verschiebung der Veranstaltung, behalten Ihre Tickets in jedem Fall Ihre Gültigkeit für den neuen Termin. Sollte der neue Termin für den Teilnehmer zeitlich unpassend sein, kann die Teilnahme kostenfrei auf Kolleg*innen übertragen werden.
(7)   Höhere Gewalt wie Krieg, Bürgerkrieg, Terrorismus, Unruhen, Aufruhr, Embargos, Naturkatastrophen, Feuer, Epidemien, Pandemien, gesetzgeberische Aktivitäten, gerichtliche Entscheidungen oder behördliche Maßnahmen, oder andere unvorhersehbare und nicht durch das beauftragte Unternehmen zu vertretende Umstände wie z.B. Arbeitskämpfe, Streiks oder rechtmäßige Aussperrungen, Betriebs- oder Transportstörungen, Rohstoffbeschaffungs-schwierigkeiten, die das beauftragte Unternehmen an der Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten hindern, verlängern bzw. verschieben vereinbarte Lieferfristen bzw. Liefertermine jeweils um die Dauer der Behinderung zuzüglich einer angemessenen Anlauffrist. Dies gilt auch, wenn diese Ereignisse zu einem Zeitpunkt eintreten, zu dem sich das beauftragte Unternehmen in Verzug befindet. Abweichend davon behält sich das beauftragte Unternehmen anstelle einer Anpassung die Möglich keit vor, den Vertrag kostenfrei zu beenden und bereits erbrachte Leistungen zurückzufordern.
(8)   Vor dem Hintergrund der Erfahrungen der Auswirkungen des Coronavirus (SARS-CoV-2/Covid- 19) und dadurch bedingter, weitreichender staatlicher       und sonstiger Maßnahmen zur Beschränkung der Volkswirtschaft und des öffentlichen Lebens finden die Regelungen zur höheren Gewalt nach vorstehendem Absatz (7), gleich in welchem Fall höherer Gewalt, entsprechend Anwendung, wenn
(a) ein Ereignis höherer Gewalt andauert, die Parteien währenddessen einen Vertrag schließen und dabei die Erwartung haben, dass das Ereignis endet oder eine wesentliche Besserung eintritt, aber das Ereignis entgegen der Erwartung fortdauert oder keine wesentliche Besserung eintritt; oder
(b) ein Ereignis höherer Gewalt vor dem Abschluss des Vertrags endete, jedoch nach seinem Abschluss erneut auftritt (z.B., wenn eine Pandemie oder Epidemie erneut auftritt).
(9)   Vor dem Hintergrund der Erfahrungen der Auswirkungen des Coronavirus (SARS-CoV-2/Covid- 19) und dadurch bedingter, weitreichender staatlicher und sonstiger Maßnahmen zur Beschränkung der Volkswirtschaft und des öffentlichen Lebens kann es erforderlich sein, die Teilnehmeranzahl einer Präsenzveranstaltung nachträglich reduzieren zu müssen. Insofern behält sich das beauftragte Unternehmen das Recht vor, gegebenenfalls einzelne Buchungen kurz vor dem Event zu stornieren. Hierbei wird nach dem „first- come-first-serve“-Prinzip vorgegangen und ein spätes Buchungsdatum zuerst storniert. Ein Schadensersatzanspruch bei Stornierungen entsteht nicht.

13. Haftung vom beauftragten Unternehmen
Das beauftragte Unternehmen haftet nur (I) für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden, (II) für die schuldhafte Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, d.h. solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Teilnehmer vertraut und vertrauen darf (Kardinalpflichten), (III) für infolge einer arglistigen Täuschung von ihr verursachte Schäden, (IV) für Schäden aus der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen. Im Übrigen ist eine Haftung ausgeschlossen.

14.   Haftung des Teilnehmers
(1)   Der Teilnehmer haftet für alle Schäden, die durch ihn, seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, seine Gäste oder sonstige Dritte im Sinne von § 278 und § 831 BGB im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu vertreten sind, entsprechend den gesetzlichen Regelungen. Die Anwendung von § 831 Absatz 1 Satz 2 BGBist ausgeschlossen.
(2)   Der Teilnehmer stellt das beauftragte Unternehmen von allen Ansprüchen Dritter, die im Zusammenhangmit der Veranstaltung geltend gemacht werden, frei, soweit diese vom Teilnehmer, seinen Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, von seinen Gästen zu vertreten sind. Diese Freistellungsverpflichtung erstreckt sich auch auf eventuelle behördliche Bußgelder und Ordnungswidrigkeiten (z.B. wegen Ruhestörung, Versperrung von Rettungswegen, Missachtung von Rauchverboten), die im Zusammenhang mit der Veranstaltung gegen das beauftragte Unternehmen der Versammlungsstätte verhängt werden können.

15. Datenschutz
(1) Die Veranstalter-Unternehmen (Cluster) und ggf. der jeweils vor der Veranstaltung ausdrücklich benannte Mitveranstalter, der auf der Veranstaltungswebseite explizit genannt wird, verarbeiten die personenbezogenen Daten der Teilnehmer, soweit dies für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist.
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, dass dies für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist. Die Veranstalter-Unternehmen setzen Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.
Die vom Teilnehmer bei Vertragsabschluss mitgeteilte E-Mail-Adresse wird spätestens nach zwei Jahren gelöscht, sofern nicht weitere Zwecke eine Aufbewahrung rechtfertigen.
Soweit eine Einwilligung zur Verwendung von Daten zu Werbezwecken auf der Veranstaltungswebseite eingeholt wird, wird auf die jeweiligen Unternehmen hingewiesen sowie auf Ihr jederzeitiges Widerspruchsrecht.
Weitere Informationen zum Datenschutzfinden Sie unter www.sv-veranstaltungen.de/datenschutz

16. Veröffentlichung der Teilnehmerliste (geschlossener Personenkreis)
Um Teilnehmern das „Netzwerken“ und die Kommunikation mit anderen Teilnehmern im Rahmen der Veranstaltung zu ermöglichen, werden ihre angegebenen Daten (Vor-, Nachname, Titel und Unternehmen) auf der Teilnehmerliste der Veranstaltung, für die sie sich angemeldet haben, veröffentlicht. Die Teilnehmerliste ist nicht öffentlich einsehbar, sie steht lediglich anderen Teilnehmern der Veranstaltung in gedruckter Form, digital innerhalb einer App oder innerhalb der Digitalveranstaltung, zur Verfügung. In dem oben beschriebenen Zweck liegt das berechtigte Interesse des beauftragten Unternehmens an der Verarbeitung dieser Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO). Teilnehmer haben das Recht Widerspruch gegen diese Verarbeitung per Briefan Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH, Justus-von-Liebig-Str. 1, 86899 Landsberg oder mittels E-Mail an datenschutz@sv-veranstaltungen.de einzulegen. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.sv-veranstaltungen.de/datenschutz

17.   Schlussbestimmungen
(1)   Diese AGB und die gesamten Rechtsbeziehungen der Parteien unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2)   Soweit gesetzlich zulässig, wird als Erfüllungsort und ausschließlichen - auch internationalen - Gerichtsstand München vereinbart.
(3)   Vereinbarungen, die von diesen AGB abweichen, bedürfen der Schriftform. Das gilt auch für Änderungen dieses Schriftformerfordernisses.
(4)   Sollte ein Teil dieser AGB nichtig oder anfechtbar sein, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. Anstelle des rechtsunwirksamen Teils gilt sodann als vereinbart, was dem in dieser Weise am nächsten kommt und/oder was die Parteien vereinbart hätten, wenn sie die Unwirksamkeit gekannt hätten. Entsprechendes gilt auch für den Fall, dass die Bestimmung eine Lücke aufweisen sollte.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Cluster Industrie, Automotive und Veranstaltungen der Mediengruppe Süddeutscher Verlag für Aussteller und Sponsoren bzgl. Veranstaltungen der Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH

(Stand: 01/2024)

2.   Geltungsbereich
(1)   Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge und Vertragsangebote zwischen dem beauftragten Unternehmen und dem jeweiligen Dritten („Partner“) im Zusammenhang mit Ausstellung und/oder Sponsoring auf Veranstaltungen des beauftragten Unternehmens und ggf. der, jeweils in der Veranstaltung ausdrücklich benannten, Mitveranstalter -, gleich ob diese physisch (z.B. Messen und Kongresse; „Präsenzveranstaltungen“) oder digital bzw. virtuell (z.B. Webinare; „Digitalveranstaltungen“) oder als Mischform (z.B. Live Stream einer physisch stattfindenden Veranstaltung; „Hybridveranstaltungen“) stattfinden.
(2)   Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende Bedin- gungen des Partners werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als das beauftragte Unternehmen ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, beispielsweise auch in der widerspruchslosen Entgegennahme der allgemeinen Geschäftsbedingungen des Partners.
(3)   Im Einzelfall getroffene, individuelle Vereinbarungen mit dem Partner (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AGB. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist, vorbehaltlich des Gegenbeweises, ein schriftlicher Vertrag bzw. die schriftliche Bestätigung durch das beauftragte Unternehmen maßgebend.
(4)   Rechtserhebliche Erklärungen und Anzeigen des Partners in Bezug auf den Vertrag (z.B. Fristsetzung, Mängelanzeige, Rücktritt oder Minderung) sind schriftlich, d.h. in Schrift- oder Textform (z.B. Brief, E-Mail, Telefax) abzugeben. Gesetzliche Formvorschriften und weitere Nachweise insbesondere bei Zweifeln über die Legitimation des Erklärenden bleiben unberührt.
(5)   Hinweise auf die Geltung gesetzlicher Vorschriften haben nur klarstellende Bedeutung. Auch ohne eine derartige Klarstellung gelten daher die gesetzlichen Vorschriften, soweit sie in diesen AGB nicht unmittelbar abgeändert oder ausdrücklich ausgeschlossen wer- den.
(6)   Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmen i.S.v. § 14 BGB.

2.   Veranstalter/Mitveranstalter
Cluster Industrie, Automotive und Veranstaltungen der Mediengruppe Süddeutscher Verlag bestehend aus den Unternehmen:
•   Hüthig Medien GmbH, Heidelberg
•   Media-Manufaktur GmbH, Hannover
• Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH und
• verlag moderne industrie GmbH, beide Landsberg.

Mit der Durchführung dieser Veranstaltung beauftragtes Unternehmen („beauftragtes Unternehmen“):
Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH
Hultschiner Straße 8
81677 München
und
Justus-von-Liebig-Straße 1
86899 Landsberg
Tel.: +49 8191 125-570
info@sv-veranstaltungen.de
www.sv-veranstaltungen.de

3.   Vertragsabschluss
(1)   Alle Verträge des Partners mit dem beauftragtem Un- ternehmen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schrift- form mit Unterschrift beider Parteien. Werden im Rah- men der Durchführung des Vertrags Ergänzungen oder Änderungen zum Vertrag vereinbart, gilt das Schrift- formerfordernis als eingehalten, wenn die jeweilige Erklärung in elektronischer Form, per Fax oder E-Mail übermittelt und von der anderen Seite bestätigt wird.
(2)   Abweichend von vorstehendem Absatz 1 kann nach Maßgabe dieses Absatzes 2 ein Vertragsverhältnis auch mit einer vom beauftragten Unternehmen ange- nommenen Buchung durch den Partner über eine auf der Veranstaltungs-Webseite existierende digitale Buchungsmaske oder sonst zur Verfügung gestellte digitale Buchungsunterlagen zustande kommen. Das Absenden der ausgefüllten digitalen Buchungsunterlagen stellt ein Angebot des Partners auf Abschluss eines Vertrages dar. Das beauftragte Unternehmen prüft, ob sie dieses Angebot annehmen möchte. Das beauftragte Unternehmen ist zur Annahme nicht verpflichtet. Ein Vertrag kommt zustande, wenn das beauftragte Unternehmen dieses Angebot annimmt und dies dem Partner in Schriftform oder Textform (einschließlich E-Mail) bestätigt. Weicht der Inhalt der Bestätigung von dem beauftragten Unternehmen vom Inhalt der Buchung ab, so kommt der Vertrag nach Maßgabe der Bestätigung zustande, es sei denn, der Partner widerspricht binnen zwei Wochen in Schriftform oder Textform (einschließlich E-Mail).
(3)   Vertragsgrundlagen sind neben diesen AGB die organisatorischen (z.B. Ausstellerinformationen), ggf. technischen (z.B. Bestellunterlagen für Serviceleis- tungen) und die übrigen Bestimmungen, wie Teilnahmehinweise, die dem Partner vor Veranstaltungsbeginn zugehen.

4. Zahlungsbedingungen
Die vom beauftragten Unternehmen berechneten Beträge sind ohne Abzug zu den auf den Rechnungen mitgeteilten Terminen und vor Veranstaltungsbeginn zahlbar. Sämtliche Zahlungen sind unter Angabe der Rechnungsnummer spesenfrei zu entrichten. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

5.   Stornierung; Höhere Gewalt
(1)   Stornierungen sind schriftlich vorzunehmen.
(2)   Bei Stornierung einer gebuchten Leistung bis sechs (6) Monate vor der Veranstaltung wird eine Verwaltungsgebühr in Höhe von EUR 500 in Rechnung ge- stellt. Anschließend gilt bis zur Fertigstellung des Hauptprogramms, spätestens jedoch zwölf (12) Wochen vor der Veranstaltung eine Stornierungsgebühr von 50% der Buchungssumme. Danach wird die volle Buchungssumme fällig. Dem Partner bleibt es unbe- nommen, nachzuweisen, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist bzw. der Auf- wand niedriger ist als die geforderte pauschale Entschädigung.
(3)   Das beauftragte Unternehmen behält sich das Recht vor, die gesamte Veranstaltung oder einzelne Teile räumlich, örtlich und/oder zeitlich zu verlegen, die Dauer, den Inhalt sowie das Format (z.B. von Präsenzveranstaltung zu Digitalveranstaltung, etc.) zu ändern, oder - falls die Raumverhältnisse, behördliche Anordnungen oder nach Auffassung des Veranstalters andere zwingende Umstände es erfordern - die dem Aussteller zur Verfügung gestellte Fläche zu verlegen, in den Abmessungen zu verändern und zu beschränken oder auch kurzfristig abzusagen. Vorbehaltlich Abs. 4 ergibt sich für den Partner hieraus nicht das Recht zum Rücktritt vom Vertrag. Das beauftragte Unternehmen hat in diesen Fällen den Partner unverzüglich zu unterrichten.
(4)   Bei einer kompletten Stornierung der Veranstaltung durch das beauftragte Unternehmen, die nicht aus Gründen höherer Gewalt erfolgt, werden dem Partner die bereits geleisteten Zahlungen zurückerstattet, mit Ausnahme von Zahlungen auf bereits erfolgte Leistungen (z.B. bereits erfolgte Webpräsenz; Werbebanner; etc.) sowie bereits entstandener Kosten und Aufwendungen auf Seiten des beauftragten Unternehmens (einschließlich der bereits entstandenen Kosten für von ihr im Vertrauen auf die Durchführung der Veranstaltung bereits beauftragte Dienstleister); diese trägt jeweils der Partner. Weitergehende Ansprüche des Partners sind ausgeschlossen, es sei denn, diese beruhen auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von Mitarbeitern oder sonstigen Erfüllungsgehilfen des beauftragten Unternehmens.
(5)   Höhere Gewalt wie Krieg, Bürgerkrieg, Terrorismus, Unruhen, Aufruhr, Embargos, Naturkatastrophen, Feuer, Epidemien, Pandemien, gesetzgeberische Aktivitäten, gerichtliche Entscheidungen oder behördliche Maßnahmen, oder andere unvorhersehbare und nicht durch das beauftragte Unternehmen zu vertretende Umstände wie z.B. Arbeitskämpfe, Streiks oder rechtmäßige Aussperrungen, Betriebs- oder Transportstörungen, Rohstoffbeschaffungsschwierigkeiten, die das beauftragte Unternehmen an der Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten hindern, verlängern bzw. verschieben vereinbarte Lieferfristen bzw. Lieferter- mine jeweils um die Dauer der Behinderung zuzüglich einer angemessenen Anlauffrist. Dies gilt auch, wenn diese Ereignisse zu einem Zeitpunkt eintreten, zu dem sich das beauftragte Unternehmen in Verzug befindet. Abweichend davon behält sich das beauftragte Unternehmen anstelle einer Anpassung die Möglichkeit vor, den Vertrag kostenfrei zu beenden und bereits erbrachte Leistungen zurückzufordern.
(6)   Vor dem Hintergrund der Erfahrungen der Auswirkungen des Coronavirus (SARS-CoV-2/Covid-19) und dadurch bedingter, weitreichender staatlicher und sonstiger Maßnahmen zur Beschränkung der Volkswirtschaft und des öffentlichen Lebens finden die Regelungen zur höheren Gewalt nach vorstehendem Absatz (5), gleich in welchem Fall höherer Gewalt, entsprechend Anwendung, wenn (a) ein Ereignis höherer Gewalt andauert, die Parteien währenddessen einen Vertrag schließen und dabei die Erwartung haben, dass das Ereignis endet oder eine wesentliche Besserung eintritt, aber das Ereignis entgegen der Erwartung fortdauert oder keine wesentliche Besserung eintritt; oder (b) ein Ereignis höherer Gewalt vor dem Abschluss des Vertrags endete, jedoch nach seinem Abschluss erneut auftritt (z.B. wenn eine Pandemie oder Epidemie erneut auftritt).

6.   Reklamation
Reklamationen sind während der Veranstaltung zu melden, spätere Reklamationen können nicht berücksichtigt werden und führen zu keinen Ansprüchen.

7.   Unteraussteller
(1)   Die Einschaltung, Aufnahme und/oder sonstige Beteiligung von Unterausstellern, zusätzlich vertretene Unternehmen oder sonstigen Dritten („Unteraussteller“) ist dem Partner nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des beauftragten Unternehmens und gegen Entgelt erlaubt.
(2)   Wenn und soweit das beauftragte Unternehmen der Einschaltung eines Unterausstellers durch den Partner zugestimmt hat, wird der Partner dem Unteraussteller sämtliche Pflichten auferlegen, die dem Partner gegenüber dem beauftragten Unternehmen obliegen, soweit dies für die vertragsgemäße Erfüllung der vertraglichen Pflichten des Partners erforderlich ist. Der Partner stellt sicher, dass Unteraussteller sämtliche anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen, einhalten. Der Partner bleibt in jedem Falle für Handeln und Unterlassen des Unterausstellers wie für eigenes Handeln und Unterlassen verantwortlich und haftbar.

8.   Besondere Regelungen für Präsenzveranstaltungen
(1)   Der Veranstaltungsort ist im jeweiligen Veranstaltungsprogramm bzw. der Website der Veranstaltung ausgewiesen.
(2)   Anreisen und Übernachtungen sind vom Partner auf eigene Kosten selbst zu organisieren/zu buchen.
(3)   Über die Zulassung von Ausstellungsgütern zur Ausstellung sowie Werbematerialien (z.B. Lanyards, Flyer, Give-Aways, Roll-Ups, etc.) entscheidet das beauftragte Unternehmen. Alle Ausstellungsgüter und Werbematerialien sind vom Partner vor Vertragsschluss bzw. in der Anmeldung nach Ziffer 3 Abs. 2 genau zu bezeichnen. Die Ausstellungsgüter und Werbematerialien müssen den in Deutschland geltenden Bedingungen entsprechen. Lärm- oder geruchsbelästigende Ausstellungsgüter oder Werbematerialien sind zur Veranstaltung nicht zugelassen. Ausstellungsgüter und Werbematerialien können vom Partner im vereinbarten Zeitrahmen angeliefert werden und müssen deutlich mit Firmennamen, Standnummer und dem Namen der Veranstaltung beschriftet sein. Der Aufbau durch den Partner findet zu den vereinbarten Uhrzeiten in der Regel am Vortag der Veranstaltung statt. Abbau und Abholung muss vom Partner in jedem Fall am letzten Tag der Veranstaltung abgeschlossen werden. Es gelten hierfür die vereinbarten Uhrzeiten. Auf den Standflächen oder sonstigen Veranstaltungsflächen darf vom Partner nichts zurückgelassen werden. Zeitliche Verlängerungen bedürfen der Genehmigung durch das beauftragte Unternehmen.
(4)   Jeder Partner erhält für seine Mitarbeiter*innen erfor- derliche Einlassberechtigungen (ggf. nebst Namensschildern) zu den vereinbarten Konditionen. Sie liegen ab Veranstaltungsbeginn am Tagungsbüro bereit. Der Partner bzw. seine Mitarbeiter*innen müssen bei der Einlasskontrolle unaufgefordert eine vorgesehene Einlassberechtigung vorweisen. Da die Zugangsberechtigung personengebunden ist kann der Partner auch aufgefordert werden, sich mit einem gültigen amtlichen Ausweisdokument auszuweisen. Wird dem Partner Einlass gewährt, erhält er ein nicht übertragbares Abzeichen (z. B. ein Event-Badge oder ein Wrist-Band), das er während der jeweiligen Veranstaltung bei sich tragen muss, insbesondere um nach Verlassen der Veranstaltungsräume wieder eingelassen zu werden. Die vom Aussteller eingesetzten Standbetreuer*innen oder dessen sonstigen Teilnehmer*innen sind auf einem gesonderten Formular des beauftragten Unternehmens bis spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn mit allen Daten zu übermitteln.
(5)   Das beauftragte Unternehmen behält sich das Recht vor, Partnern den Einlass zu verwehren, sofern sie gegen die Hausordnung verstoßen oder aggressiv oder ausfallend erscheinen oder unter dem Einfluss von Rauschmitteln stehen. Waffen oder gefährliche Gegenstände dürfen nicht mit in die Veranstaltungs- räume gebracht werden. Bei den Veranstaltungen übt das beauftragte Unternehmen das Hausrecht aus. Ihren Weisungen ist Folge zu leisten. Die jeweilige Hausordnung des Veranstaltungsortes ist während des Aufenthaltes in den Veranstaltungsräumen zu beachten. Bei Verstößen gegen die Hausordnung sowie bei ungenehmigten Ambush-/Guerilla-Marketing-Maßnahmen kann der Partner von der weiteren Teilnahme an der Veranstaltung ausgeschlossen und dazu aufgefordert werden, die Veranstaltungsräume zu verlas- sen. Weitergehende Ansprüche des beauftragten Unternehmensgegen den Partner bleiben unberührt.
(6)   Berechnet wird die Standfläche gemäß Vertrag oder die tatsächlich belegte Standfläche, falls diese die vertragliche Standfläche überschreitet. Die Standart (Reihen-, Eck-, Kopf- oder Blockstand) ist abhängig von der Aufplanung. Wünsche des Ausstellers werden nach Möglichkeit beachtet; es besteht jedoch kein Anspruch des Ausstellers auf eine bestimmte Standart. Der Mietpreis schließt ein:
•   Die mietweise Überlassung der Standfläche mit den gebuchten Standmaßen während des Auf- und Abbaus sowie für die Dauer der Veranstal- tung. Konferenztische, Stühle und Stromanschluss können je nach Bedarf zusätzlich bestellt werden. Sie sind entweder im Ausstellungspreis enthalten oder werden zu den ausgewiesenen Preisen berechnet
•   Die allgemeine Beleuchtung der Ausstellungsräume, die allgemeine Reinigung der Verkehrsflä- chen und die Beseitigung des Restabfalls.
Weitere Leistungen können gegen Entgelt mit dem entsprechenden Formblatt separat bestellt werden. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
(7)   Die gastronomische Versorgung innerhalb der Veranstaltung obliegt allein dem Caterer der Veranstaltungslocation. Kundenbewirtung kann dort entsprechend geordert werden.
(8)   Allein das beauftragte Unternehmen ist berechtigt, Fotografien, Bild- und Tonaufzeichnungen („Aufnahmen“) vom gesamten Veranstaltungsgeschehen, insb. von den Ausstellungsbauten und -ständen und den ausgestellten Gegenständen anzufertigen bzw. anfertigen zu lassen und zur Dokumentation der Ver- anstaltung sowie für Werbung und Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Partner Einwände dagegen erheben kann. Das gilt auch für Aufnahmen, die von den Medien mit Zustimmung der des beauftragten Unternehmens direkt angefertigt werden. Das beauftragte Unternehmen ist berechtigt, die Aufnahmen auf ihren Websites und in den Programmen, gleich in welcher Form (z.B. gedruckt, digital, etc.), von weiteren Veranstaltungen zu veröffentlichen. Zu den in Abs. 1 genannten Zwecken darf das beauftragte Unternehmen die Aufnahmen auch in sozialen Netzwerken, wie LinkedIn, Xing und Twitter o.ä. veröffentlichen. Sofern das beauftragte Unternehmen diese oder eine weitere Veranstaltung mit einem Veranstaltungspartner gemeinsam durchführt, gibt das beauftragte Unternehmen die Aufnahmen unter Umständen an diesen Veranstaltungspartner weiter. Darüber hinaus gibt das beauftragte Unternehmen die Aufnahmen jedoch nicht an Dritte weiter. Da es sich um öffentliche Veranstaltungen handelt, geht das beauftragte Unternehmen davon aus, dass aus Sicht der Partner keine generellen Gründe gegen die Fertigung von Aufnahmen sowie Verarbeitung dieser Aufnahmen zu den oben beschriebenen Zwecken sprechen. Sollte dies dennoch der Fall sein, werden entsprechende Partner gebeten, sich umgehend vor Ort an den Infocounter oder sonst das beauftragte Unternehmen zu wenden und dort den Widerspruch mitzuteilen. Die jeweiligen Partner werden überdies gebeten - soweit wie möglich - auch selbst darauf zu achten, nicht fotografiert zu werden oder sich auch direkt an den/die Fotograf*in zu wenden.
(9)   Das sichtbare Lagern von Transportverpackungen und Kartons an und hinter den Ständen ist nicht erlaubt. Fußboden, Wände, Säulen, Türen und Fenster sowie sonstige Einrichtungen oder Einbauten dürfen weder beklebt, benagelt, gestrichen oder anderweitig beschädigt werden. Schäden gehen zu Lasten des Ausstellers und werden von dem beauftragten Unternehmen in Rechnung gestellt. Eventuell im Standbereich befindliche Installations- und Feuerschutzeinrichtungen einschließlich Fluchtwege und Notausgänge sowie deren Hinweisschilder, die u.U. Teil der Standfläche sind, müssen jederzeit zugänglich und benutzbar sein und dürfen nicht entfernt, zugehängt oder –gestellt werden. Bodenbeläge dürfen nur mit Doppelklebeband, auf Holzfußboden nur auf zunächst vorgeklebtem Kreppband, befestigt werden. Die Reinigung des Standes obliegt dem Aussteller; sie muss täglich vor Öffnung der Veranstaltung beendet sein. Für die Ausstattung des Standes darf nur schwer entflammbares Material verwendet werden. Ansonsten unterwirft sich der Partner während der Veranstaltung auf dem gesamten Gelände dem Hausrecht des beauftragten Unternehmens.
(10)       Der Aussteller ist verpflichtet, für einen ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen. Der Abschluss einer Ausstellungsversicherung zur Abdeckung des Transport- und Aufenthaltsrisikoswirdempfohlen.
Dem Aussteller wird nahegelegt, für die ausreichende Beaufsichtigung des Standes zu sorgen. Außerhalb der Veranstaltungszeiten müssen wertvolle Gegenstände unter Verschluss genommen werden. Vorbehaltlich Ziffer 12 ist jegliche Haftung des beauftragten Unternehmens (z.B. für Schäden, Diebstahl, etc.) ausgeschlossen.
(11)       Drucksachen und Werbemittel dürfen nur im gebuchten Umfang erfolgen und nur innerhalb der zugeteilten Standflächen, nicht aber im weiteren Ausstellungsbereich bzw. in Vortragsräumen u.a. vom Partner verteilt werden. Optische, sich bewegende oder akustische Werbemittel sind nur erlaubt, sofern sie den Stand-Nachbarn nicht belästigen und die Veranstaltung nicht stören. Das beauftragte Unternehmen kann bei Verstößen gegen diese Regelung einschreiten und Änderung verlangen. Sollte der Partner diese nicht entsprechend durchführen, behält sich das beauftragte Unternehmen das Recht vor, ihn von der weiteren Teilnahme an der Veranstaltung auszuschließen.

9.   Besondere Regelungen für Digitalveranstaltungen
(1)   Das beauftragte Unternehmen ist frei in der Gestaltung der Inhalte und jederzeit berechtigt, das Digitalangebot zu ändern, einzuschränken, zu erweitern, oder ganz einzustellen. Das beauftragte Unternehmen ist bei der Erbringung ihrer Leistung frei, diese auch durch Dritte nach eigener Wahl zu erbringen.
(2)   Das Digitalangebot beruht teilweise auf Inhalten von Mitveranstaltern, Partnern und sonstigen Dritten, u.a. kann das beauftragte Unternehmen für die Aufzeich- nungen und Liveübertragungen externe Sprecher und Moderatoren einsetzen. Das beauftragte Unternehmen übernimmt keine Haftung - weder ausdrücklich noch stillschweigend - für Richtigkeit, Vollständigkeit, Verlässlichkeit und Aktualität sowie für die Brauchbarkeit der Inhalte des Digitalangebots für den Partner.
(3)   Das Digitalangebot ist nicht an Personen in Ländern gerichtet, die das Vorhalten bzw. den Aufruf der darin eingestellten Inhalte untersagen. Jeder Partner ist selbst verantwortlich, sich über etwaige Beschränkungen vor Aufruf dieser Webseiten zu informieren und diese einzuhalten.
(4)   Der Partner erkennt an, dass eine 100%ige Verfügbarkeit des Digitalangebots technisch nicht zu realisieren ist. Das beauftragte Unternehmen bemüht sich jedoch, das Digitalangebot möglichst konstant verfügbar zu halten. Insbesondere Wartungs-, Sicherheits- oder Kapazitätsbelange sowie Ereignisse, die nicht im Einflussbereich des beauftragten Unternehmensstehen, können zu kurzzeitigen Störungen oder zur vorübergehenden Einstellung des Digitalangebots führen. Die Abwicklung des Digitalangebots erfolgt mit marktüblicher Software. Maßgeblich sind die angegebenen Softwarevoraussetzungen bei der Anmeldung. Das beauftragte Unternehmen hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit und fehlerfreie technische Voraussetzungen dieser Software.

10. Besondere Regelungen für Hybridveranstaltungen
Für Hybridveranstaltungen gelten die besonderen Regelungen für Präsenzveranstaltungen (Ziffer 8) und für Digitalveranstaltungen (Ziffer 9) entsprechend.

11.   Referenten; Urheberrechte
(1)   Referenten können durch andere ersetzt werden, die eine vergleichbare themenbezogene Qualifikation aufweisen. Ein Rechtsanspruch auf einen bestimmten Referenten besteht nicht.
(2)   Vorträge auf der Veranstaltung werden grundsätzlich in Deutsch oder Englisch gehalten. Die entsprechen-den Veranstaltungsdokumentationen folgen dieser Regel. Ein Anspruch auf Dolmetschen/Übersetzen besteht nicht.
(3)   Die veranstaltungsbezogenen Inhalte, insbesondere Vorträge und Dokumentationen sind urheberrechtlich geschützt. Eine über den jeweiligen Vertragszweck hinausgehende Nutzung bzw. Verwertung der urheberrechtlich geschützten Inhalte gleich welcher Art, insbesondere durch Vervielfältigung, Verbreitung, Ausstellung, Wiedergabe in unkörperlicher Form (Recht der öffentlichen Wiedergabe, d.h. Vortrag, Aufführung und Vorführung, öffentlicher Zugänglichmachung, Sendung, Wiedergabe durch Bild- oder Tonträger, Wiedergabe von Funksendungen und von öffentlicher Zugänglichmachung) sowie Aufzeichnung, Digitalisierung, Speicherung - gleich in welcher Form und auf welchem Trägermedium und in welcher technischen Ausgestaltung - ist unzulässig. Eine Weitergabe von Inhalten an Dritte ist untersagt, unabhängig von Zweck und Art der Weitergabe.
(4)   Für etwaige inhaltliche Unrichtigkeiten der Vorträge und Dokumentationen übernimmt das beauftragte Unternehmen keinerlei Verantwortung oder Haftung.
(5)   Partner, die eigene Vorträge halten, sind selbst verantwortlich für die fristgerechte Einreichung der Details zum Referenten/Vortrag für die Erstellung der Programmbroschüre sowie dessen ordnungsgemäße Durchführung. Wenn deren Referent seinen Slot verpasst, besteht kein Anspruch auf Ersatz.

12. Haftungsbeschränkung des beauftragten Unternehmens
Das beauftragte Unternehmen haftet nur (i) für von ihr vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden,
(ii) für die schuldhafte Verletzung wesentlicher Vertragspflichten durch das beauftragte Unternehmen,
d.h. solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Partner ve traut und vertrauen darf (Kardinalpflichten), (iii) für in- folge einer arglistigen Täuschung von ihr verursachte Schäden, (iv) für Schäden aus der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung von dem beauftragten Unternehmen beruhen. Im Übrigen ist eine Haftung des beauftragten Unternehmens ausgeschlossen.

13.   Haftung des Partners
(1)   Der Partner haftet für alle Schäden, die durch ihn, seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, seine Gäste oder sonstige Dritte im Sinne von § 278 und § 831 BGB im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu vertreten sind, entsprechend der gesetzlichen Regelungen. Die Anwendung von § 831 Absatz 1 Satz 2 BGB ist ausgeschlossen.
(2)   Der Partner stellt das beauftragte Unternehmen von allen Ansprüchen Dritter, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung geltend gemacht werden, frei, soweit diese vom Partner, seinen Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen (z.B. Referent, etc.) oder von seinen Gästen zu vertreten sind. Diese Freistellungsverpflichtung erstreckt sich auch auf eventuelle behördliche Bußgelder und Ordnungswidrigkeiten (z.B. wegen Ruhestörung, Versperrung von Rettungswegen, Missachtung von Rauchverboten), die im Zusammenhang mit der Veranstaltung gegen das beauftragte Unternehmen von der Versammlungsstätte verhängt werden können.

14.   Datenschutz
Der Partner ist, sofern er im Rahmen einer Veranstaltung personenbezogene Daten verarbeitet, zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG 2018) und der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie aller sonstigen (diesbezüglichen) gesetzlichen Vorschriften verpflichtet.
Der Partner kann nach vorheriger Vereinbarung eine Liste mit den E-Mail-Adressen der Teilnehmer erhalten, sofern die Teilnehmer der Übermittlung zugestimmt haben. Auch hier ist der Partner, als Verantwortlicher, gesetzlich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Dies beinhaltet insbesondere, den Betroffenenrechten der Teilnehmer nachzukommen.

15.   Schlussbestimmungen
(1)   Diese AGB und die gesamten Rechtsbeziehungen der Parteien unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2)   Soweit gesetzlich zulässig, wird als Erfüllungsort und ausschließlicher - auch internationaler - Gerichtsstand München vereinbart.
(3)   Vereinbarungen, die von diesen AGB abweichen, bedürfen der Schriftform. Das gilt auch für Änderungen dieses Schriftformerfordernisses.
(4)   Sollte ein Teil der AGB nichtig oder anfechtbar sein, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. Anstelle des rechtsunwirksamen Teils gilt sodann als vereinbart, was dem in dieser Weise am nächsten kommt und/oder was die Parteien vereinbart hätten, wenn sie die Unwirksamkeit gekannt hätten. Entsprechendes gilt auch für den Fall, dass die Bestimmung eine Lücke aufweisen sollte.

Information zur Werbung per E-Mail
Das Cluster ist daran interessiert, die Kundenbeziehung mit Ihnen zu pflegen. Aus diesem Grund informieren wir Sie regelmäßig mittels elektronischer Post über ähnliche Veranstaltungen und Angebote. Wir nutzen zu diesem Zweck die bei Vertragsschluss angegebene E-Mail-Adresse nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG. Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit über den in der Werbemail vorgesehenen Abmeldelink, der werblichen Nutzung Ihrer Daten zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie auch per E-Mail an datenschutz@sv-veranstaltungen.de oder postalisch an Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH, Justus-von-Liebig-Straße 1, 86899 Landsberg richten, ohne dass hierbei andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Wir setzen Dienstleister ein, die uns unterstützen und dadurch die vorgenannten Daten erhalten. Es handelt sich dabei um Marketingunternehmen und Onlinediensteanbieter. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der EU/EWR findet nicht statt. Ihre personenbezogenen Daten werden spätestens nach drei Jahren gelöscht, sofern Ihre E-Mail-Adresse bis dahin nicht genutzt wurde. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.sv-veranstaltungen.de/datenschutz.

General terms and conditions for events in the Industrial, Automotive and Events clusters of the Süddeutscher Verlag Media Group

(Status: January 2024)

0. Preamble
The Industrial, Automotive and Events cluster of the Süddeutscher Verlag Media Group comprises the companies, Hüthig Medien GmbH, Media-Manufaktur GmbH, Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH and verlag moderne industrie GmbH. The cluster pools expertise in cross-media platforms (print, digital and events) for its target markets in order to deliver the ideal information experience.

1.   Event organizers
The Industrial, Automotive and Events cluster of the Süddeutscher Verlag Media Group consisting of the following companies:
•   Hüthig Medien GmbH, Heidelberg
•   Media-Manufaktur GmbH, Hannover
•   Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH and
• verlag moderne industrie GmbH, both in Landsberg.

Company commissioned to stage this event („commissioned company“):

Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH
Hultschiner Straße 8
81677 München
and
Justus-von-Liebig-Straße 1
86899 Landsberg
Tel.: +49 8191 125-570
info@sv-veranstaltungen.de
www.sv-veranstaltungen.de

2.   Scope
(1)   These General Terms and Conditions ("GTC") shall apply to all contracts and contractual offers between the commissioned company and the respective third party ("Participant") in connection with all events of the commissioned company and, if applicable, the co-organizers expressly named in each case in the event (in particular in connection with their attendance, prepa- ration and implementation, the provision and receipt of event-preparatory or event-accompanying services or other business relationships, but not exhibitions or sponsorships, cf. section 6), irrespective of whether these are held as physical events (e.g. trade fairs and congresses; "face-to-face events") or as digital or vir- tual events (e.g. webinars; "digital events") or as a mixed form (for example, the live stream of a physical event; "hybrid events").
(2)   These GTC shall apply exclusively. Deviating terms and conditions of the participant shall only become part of the contract if and to the extent that the commissioned company has expressly agreed to their validity in written form. This consent requirement applies in any case, for example also in the case of the acceptance of the participant's general terms and conditions without objection.
(3)   Individual agreements made with the participant in individual cases (including ancillary agreements, sup- plements and amendments) always take precedence over these GTC. Subject to proof to the contrary, a writ- ten contract or written confirmation by the commissioned company is authoritative for the content of such agreements.
(4)   Legally relevant declarations and notifications by the participant with regard to the contract (e.g. setting of deadlines, notification of defects, withdrawal or reduction) must be made in written form, i.e. in written or text form (e.g. letter, e-mail, fax). Legal formal requirements and further proof, in particular in case of doubts about the legitimacy of the declarant, remain unaffected.
(5)   References to the applicability of statutory provisions shall only hold clarifying significance. Even without such clarification, the statutory provisions shall therefore apply unless they are directly amended or expressly excluded in these GTC.
(6)   The participant is a consumer insofar as the purpose of the services cannot be attributed predominantly to his/her commercial or self-employed professional activity. In contrast, an entrepreneur is any natural or legal person or partnership with legal capacity who, when concluding the contract, acts in the exercise of his/her commercial or independent professional activity.

3.   Conclusion of contract
(1)   The contract between the commissioned company and the participant is concluded upon receipt of the order confirmation sent by e-mail. If additions or amendments to the contract are agreed in the course of the execution of the contract, the written form requirement is deemed to be complied with if the respective declaration is transmitted in electronic form, by fax or by way of e-mail and confirmed by the other party.
(2)   In deviation from the above paragraph 1, a contractual relationship may also come into force in accordance with this paragraph 2 with a registration by the participant accepted by the commissioned company via a digital registration screen positioned on the event website. In this context, the commissioned company has commissioned the service provider doo GmbH (doo) to arrange the registration and application options for the respective event created via the platform, to process the payment transactions with the participants by way of a licensed payment service provider, if applicable, and to send the registration confirmations to the participants. Insofar as the event is subject to a fee, doo shall send the registration confirmation and the commissioned company the invoice separately in each case exclusively to the e-mail specified by the participant in PDF format. The invoice must be paid in accordance with the due date specified therein, in any case before the start of the event. As doo is not the organizer of the events offered via the event website, the company is accordingly not responsible for them and is in particular not liable for the cancellation of an event or non-fulfillment of the contract on the part of the commissioned company and, if applicable, the co-organizers expressly named in each case in the event. By purchasing or registering for an event via the event website, a contract regarding the right to attend the event is concluded exclusively between the respective participant and the organizer named in the event offer.
(3)   The submission of the completed registration screen constitutes an offer by the participant to conclude a contract. The commissioned company will check whether it wishes to accept this offer. The commissioned company is not obligated to accept. A contract is concluded when the commissioned company accepts this offer and confirms this to the participant in text form(including e-mail).

4. Terms of payment
The amounts invoiced by the commissioned company are payable without deduction on the dates stated on the invoices, quoting the invoice number.

5. Photo and film shooting
During the event, photographs and film recordings (hereinafter referred to as recordings) will be made. The commissioned company will use these for the purpose of documenting the event and advertising other events. For this purpose, the recordings will subsequently be published on the organizers’ websites and in the printed programs of further events. For the above purposes, organizers will also publish the recordings in social networks such as LinkedIn, Xing and Twitter. If events are held jointly with a co-organizer (see section 2), the commissioned company may pass on the recordings to this event partner. However, the commissioned company will not pass on the recordings to third parties beyond this. Since participants here are attending a public event, the organizer and the commissioned company assume that from the participant's point of view there are no general reasons against the production of recordings and processing of these recordings for the purposes described above. Should this nevertheless be the case, the participant is hereby kindly requested to contact the information counter on site immediately and inform them of the objection. In this case, the participant is also asked - as far as possible - to ensure that he/she is not photographed or to contact the photographer directly.

6. Exhibition/Sponsorship
The conditions of the trade exhibition/sponsorship accompanying the event are regulated in each case by way of event-specific conditions.

7.   Special regulations for face-to-face events
(1)   The location of the event is shown in the respective event program or the website of the event.
(2)   Travel and accommodation are to be organized/booked by the participant at his/her own expense.
(3)   The participant must present a valid ticket or other designated admission authorization at the admission control without being requested to do so. Since the access authorization is personal, the participant may also be asked to identify himself/herself by way of a valid official identification document. If the participant is granted admission, he or she will receive a non-transferable badge (e.g. an event badge or wristband) that he or she must carry on their person during the respective event, in particular in order to be allowed back in after leaving the event premises.
(4)   The commissioned company reserves the right to refuse admission to participants if they violate the house rules or appear aggressive or abusive or are under the influence of intoxicants. Weapons or dan- gerous objects may not be brought into the event rooms. The commissioned company exercises domiciliary rights at the events. Their instructions must be adhered to. The respective house rules of the event location must be observed during the stay in the event rooms. In the event of violations of the house rules and in the event of unauthorized ambush/guerrilla marketing measures, the participant may be ex- cluded from further participation in the event and asked to leave the event premises. Further claims against the participant shall remain unaffected.

8.   Special regulations for digital events
(1)   Participation in digital events requires the use of the commissioned company's digital offerings.
(2)   The participant assures that all data provided by him/her during registration for the digital offer are true and complete. The authorization to use the Inter- net offer applies only to the participant personally and is not transferable. The access data must be stored securely by the participant and may not be passed on to third parties. The participant is responsible for maintaining the secrecy of his/her access data and is liable for any damages for which he/she is responsible in the event of misuse. The commissioned company reserves the right to temporarily or permanently block access to the digital offer in the event of violations of these GTC (in particular due to false information during or after registration and/or unauthorized disclosure or disclosure of the access data) or hacking (in particular of the password) and/or to permanently withdraw access from the participant with immediate effect or with a period of notice at its own discretion and/or to terminate the contract for the use of the digital offer by way of extraordinary cancellation and without notice.
(3)   The commissioned company is free to design the contents and is entitled at any time to change, restrict, expand or completely discontinue the digital offerings. The commissioned company is free in the provision of its service to also provide this through third parties of its own choice.
(4)   The digital offer is partly based on contents of co-organizers, cooperation partners, sponsors and exhibitors of the commissioned company, and among other things, external speakers and moderators may be used for the recordings and live transmissions. The commissioned company assumes no liability - either expressly or implicitly - for the accuracy, completeness, reliability and timeliness as well as for the usefulness of the contents of the Internet offer for the participant.
5)   The digital offer is not directed at persons in countries that prohibit the presentation or calling up of the content posted therein. Each participant is responsible for informing himself/herself about any restrictions before accessing these web pages and for complying with them.
(6)   The participant acknowledges that 100% availability of the digital offer cannot be realized in technical terms. However, the commissioned company will endeavor to keep the digital offer available as constantly as possible. In particular, maintenance, security or capacity issues as well as events beyond the control of the commissioned company may lead to short-term disruptions or temporary discontinuation of the Internet offer. The Internet offer is processed by way of standard market software. The software requirements stated at the time of registration are decisive. The commissioned company has no influence on the availability and error-free technical preconditions and requirements of this software.

9. Special regulations for hybrid events
The special regulations for face-to-face events (section 7) and for digital events (section 8) apply accordingly to hybrid events.

10.   Speakers; Copyrights
(1)   Speakers may be replaced by others with comparable subject-related qualifications due to special unforeseeable reasons. There is no legal claim to a specific speaker. There is no entitlement to cancellation or reimbursement of costs in the above-mentioned cases.
(2)   Presentations at the event will generally be given in German or English. Presentations in other languages will be translated into English and/or German. The corresponding event documentation will follow this rule. There is no entitlement to interpretation/translation.
(3)   The event-related content, in particular presentations and documentation, is protected by copyright. The use of the contents is permitted exclusively for the participant's own purposes. Passing on contents of the internet offer to third parties is prohibited, irrespective of the purpose and type of passing such contents on.
(4)   Any use or exploitation of the copyrighted content beyond the respective contractual purpose, regardless of the type, in particular by copying, distribution, exhibition, reproduction in incorporeal form (right of public reproduction, i.e. lecture, performance and presentation, making available to the public, broadcasting, reproduction by means of image or audio carriers, reproduction of radio broadcasts and of making available to the public) as well as recording, digitization, storage - regardless of the form and on which carrier medium and in which technical configuration - is not permitted.
(5)   The commissioned company assumes no responsibility or liability for any inaccuracies in the content of the presentations and documentation.

11.   Cancellation; Force majeure
(1)   With regard to the events in question, there is no right of withdrawal for consumers according to § 312 g para. 2 No. 9 BGB and in exception to § 312 g para. 1 BGB in conjunction with § 355 BGB, as the events are contracts for the provision of services in connection with leisure activities and these contracts provide for a specific date or period for their provision.
(2)   Cancellations received 14 days or less prior to the event or non-attendance will be charged the full registration fee. Cancellations prior to this date will be charged with an administrative fee. However, a substitute participant(s) may be named. Specific information on the cancellation conditions for each event will be provided in the program booklet and on the respective website. The participant is at liberty to prove that no damage or significantly less damage has been incurred or that the expense is lower than the flatrate compensation demanded.
(3)   Cancellations must be made in writing.
(4)   The commissioned company reserves the right to relocate the entire event or individual parts thereof in terms of space, location and/or time, to change the duration, content and format (e.g. from face-to-face event to digital event, etc.) or also to cancel the event at short notice. Subject to paragraph (5), this does not entitle the participant to withdraw from the contract. In such cases, the participant will be informed immediately.
(5)   In the event of a complete cancellation of the event by the commissioned company, which is not due to force majeure, the participation fees already paid will be refunded. Further claims of the participant are excluded, unless these are based on intentional or grossly negligent conduct of employees or other vicarious agents of the commissioned company.
(6)   In the case that the event is postponed, your tickets will remain valid for the new date. If the new date is not convenient for the participant, the participation can be transferred to colleagues free of charge.
(7)   Force majeure such as war, civil war, terrorism, riots, civil commotion, embargoes, natural disasters, fire, epidemics, pandemics, legislative activities, court decisions or official measures, or other unforeseeable circumstances for which the commissioned company is not responsible, such as, for example, industrial disputes, strikes or lawful lockouts, operational or transport disruptions, difficulties in procuring raw materials, which prevent the commissioned company from fulfilling its contractual obligations, shall extend or postpone agreed delivery periods or delivery dates in each case by the duration of the hindrance plus a reasonable start-up period. This also applies if these events occur at a time when the commissioned company is in default. In deviation from this, the commissioned company reserves the right, instead of an adjustment, to terminate the contract free of charge and to reclaim services already rendered.
(8)   Against the background of the experience of the impact of the coronavirus (SARS-CoV-2/Covid-19) and resulting far-reaching governmental and other measures to restrict the national economy and public life, the provisions on force majeure in paragraph (7) above shall apply accordingly, irrespective of the case of force majeure, apply mutatis mutandis if
(a) a force majeure event continues, during which time the parties enter into a contract with the expectation that the event will end or that a substantial improvement will occur, but the event continues contrary to the expectation or no substantial improvement occurs; or
(b) a force majeure event ended before the contract was entered into but recurs after the contract is entered into (for example, if a pandemic or epidemic oc- curs again).
(9)   Against the background of the experience of the impact of the coronavirus (SARS-CoV-2/Covid-19) and resulting widespread governmental and other measures to restrict the national economy and public life, it may be necessary to retroactively reduce the number of participants in an attendance event. In such cases, the commissioned company reserves the right to cancel individual bookings shortly before the event if necessary. In this case, the "first-come-first- served" principle will be applied and a late booking date will be cancelled first. In the case of such cancellations a claim for damages does not arise.

12. Limitation of the commissioned company’s liability
The commissioned company shall only be liable (I) for damage caused intentionally or through gross negligence, (II) for the culpable breach of essential contractual obligations, i.e. such obligations that must be fulfilled for the proper execution of the contract which the participant relies on and may rely on (major or cardinal obligations), (III) for damages caused as a result of fraudulent misrepresentation by the commissioned company, (IV) for damages resulting from culpable injury to life, body or health caused by a negligent breach of duty. All further liability is excluded.

13. Liability of the participant
(1) The participant shall be liable for all damages caused by the participant, its vicarious agents, its guests or other third parties within the meaning of § 278 and § 831 BGB in connection with the event in accordance with the statutory provisions. The application of § 831 paragraph 1 sentence 2 BGB shall be excluded.(2) The participant shall indemnify the commissioned company against all claims of third parties asserted in connection with the event, insofar as these are the responsibility of the participant, its vicarious agents and persons employed by the participant in the performance of its obligations, or its guests. This indemnification obligation shall also extend to any official fines and administrative offenses (for example, for disturbing the peace, blocking escape routes, disregarding smoking bans) which may be imposed on the company commissioned to run the venue in connection with the event.

14. Data protection and privacy
The organizing companies (cluster) and any co-organiser explicitly named on the event website before the event will process participants’ personal data insofar as this is necessary to provide their services.
Personal data will not be passed on to third parties as a matter of principle unless this is necessary to provide the services. Organizing companies use service providers as contract processors. No personal data are processed outside of the EU/EEA.
The email address provided by the participant on conclusion of the contract will be deleted after two years at the latest unless further purposes justify its retention.
Insofar as consent to use data for advertising purposes is obtained on the event website, the companies in question will be notified of their right to revoke such consent at any time. Further information on data protection is available at www.sv-veranstaltungen.de/datenschutz

15. Publication of the list of participants (closed group)
In order to enable participants to "network" and communicate with other participants during the event, the data they provide (first name, last name, title and company) will be published on the list of participants for the event for which they have registered. The list of participants is not publicly viewable, and the list is only available to other participants of the event in printed form, or digitally within an app or within the digital event. According to the purpose described above, the commissioned company has a legitimate interest in the processing of this data (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DS-GVO). Participants have the right to object to this processing by letter to Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH, Justus-von-Liebig-Str. 1, 86899 Landsberg or by email to datenschutz@sv-veranstaltungen.de.
Further information on data protection can be found at www.sv-veranstaltungen.de/datenschutz.

16.   Final provisions
(1)   These GTC and the entire legal relationship between the parties shall be governed by the laws of the Federal Republic of Germany, under the exclusion of the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).
(2)   To the extent permitted by law, Munich is agreed as the place of performance and exclusive - also in an international context - place of jurisdiction.
(3)   Agreements that deviate from these GTC must be made in written form. This also applies to changes to this written form requirement.
(4)   Should any part of these GTC be invalid and null and void, the validity of the remaining provisions shall not be affected thereby. In place of the legally invalid part, it shall then be deemed as agreed what most closely approximates in this context and/or what the parties would have agreed if they had known of the invalidity. The same shall apply in the event that the provision should contain a loophole.

General terms and conditions for Exhibitors and Sponsors regarding events in the Industrial, Automotive and Events clusters of the Süddeutscher Verlag Media Group

(Updated: 01/2024)

1.   Scope
(1)   These Terms and Conditions (‘T&C’) apply to all contracts and offers of contracts between Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH (‘SVV’) and the relevant third party (‘Partner’) in connection with exhibiting and/or sponsoring at events of SVV – and, as the case may be, any co-hosts expressly named for the event – irrespective of whether these are physical events (e.g. trade fairs and conferences; ‘Face-to-face Events’) or digital/virtual events (e.g. Webinars; ‘Digital Events’) or a hybrid of the two (e.g. live-streaming of a physical event; ‘Hybrid Events’).
(2)   These T&C shall apply exclusively. Any varying terms and conditions of the Partner shall only become part of the contract if and to the extent the commissioned company has expressly consented to their validity in writing. This consent requirement shall apply in all cases, including if the Partner’s terms and conditions are received without objection.
(3)   Any individual agreements made with the Partner in individual cases (including ancillary agreements, additions, and amendments) shall take precedence over these T&C in all cases. The content of such agreements shall, in the absence of evidence to the contrary, be as set out in a written contract or written confirmation by SVV.
(4)   Legally relevant statements and notices by the Partner with regard to the contract (e.g. time limits, notices of defects, rescission, or reduction) must be made in writing, i.e. in written or text form (e.g. by letter, email, fax). Any statutory formal requirements and further evidence, in particular in case of doubt regarding the authority of the person making the statement, shall remain unaffected.
(5)   References to the validity of statutory provisions are made only for the purpose of clarification. Statutory provisions shall apply even in the absence of such clarification, unless they are directly modified or expressly excluded in these T&C.
(6)   These T&C shall only apply to entrepreneurs within the meaning of Sect. 14 of the BGB [German civil code].

2.   Host/co-host
The Industrial, Automotive and Events cluster of the Süddeutscher Verlag Media Group consisting of the following companies:
•   Hüthig Medien GmbH, Heidelberg
•   Media-Manufaktur GmbH, Hannover
•   Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH and
• verlag moderne industrie GmbH, both in Landsberg.

Company commissioned to stage this event („commissioned company“):
Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH
Hultschiner Straße 8
81677 München
and
Justus-von-Liebig-Straße 1
86899 Landsberg
Tel.: +49 8191 125-570
info@sv-veranstaltungen.de
www.sv-veranstaltungen.de

3.   Entering into the contract
(1)   All contracts of the Partner with the commissioned company must be in written form and signed by both parties to be effective. If, in performing the contract, any additions or amendments to the contract are agreed, the written form requirement shall be deemed to have been met if the relevant statement has been transmitted in electronic form, by fax, or by email and confirmed by the other party.
(2)   Notwithstanding subclause (1) above, in accordance with this subclause (2), a contractual relationship may also be entered into by the commissioned company accepting a booking by the Partner via a digital booking interface on the event website or by any other digital booking documents provided. The posting of the completed digital booking documents shall constitute an offer by the Partner to enter into a contract. The commissioned company will review whether to accept this offer. The commissioned company shall not be required to accept. A contract will be entered into if the commissioned company accepts this offer and confirms its acceptance to the Partner in written or text form (including by email). If the wording of the commissioned company’s confirmation differs from the wording of the booking, the contract shall be entered into in accordance with the confirmation, unless the Partner objects to this in written or text form (including by email) within two weeks.
(3)   As well as these T&C, the basis of the contract shall include any organisational (e.g. information for exhibitors), technical – if applicable – (e.g. order documents for services), and other provisions such as notices for participants received by the Partner before the start of the event.

4. Terms of payment
The amounts invoiced by the commissioned company shall be payable without deductions by the dates stated on the invoices and before the start of the event. All payments must be made free of charge, stating the invoice number. All prices are subject to statutory value-added tax.

5.   Cancellations; force majeure
(1)   Any cancellations must be made in writing.
(2) In case of a cancellation of a booked service up to six (6) months before the event, an administration fee of EUR 500 will be charged. Thereafter and until the main programme is finalised, but no later than twelve (12) weeks before the event, a cancellation fee of 50% of the booking amount shall apply. Thereafter, the full booking amount shall be due. The Partner shall remain free to provide evidence that no loss or a considerably smaller loss has occurred and/or that the expenses incurred are lower than the flat-rate compensation claimed.
(3) The commissioned company reserves the right to move the entire event or parts thereof to a different location, place, and/or time, to alter the duration, content, and format of the event (e.g. from a Face-to- face Event to a Digital Event, etc.), or – if required by the conditions of the location, by order of the authorities, or by other circumstances deemed compelling by the host – to move the space provided to the exhibitor, modify or limit its dimensions, or even cancel it at short notice. Except where otherwise provided in subclause (4), this shall not entitle the Partner to re- scind the contract. In these cases, the commissioned company shall inform the Partner without undue delay.
(4)   In case of a complete cancellation of the event by the commissioned company not due to force majeure, the Partner shall be refunded the payments already made, except for payments for services by the commissioned company already rendered (e.g. an online presence already activated; advertising banners; etc.) and costs and expenses already incurred on the part of the commissioned company (including the costs already incurred for service providers already commissioned by the commissioned company while trusting that the event would be held); these shall in each case be borne by the Partner. Any further claims by the Partner shall be excluded, unless such claims are due to intentional or grossly negligent conduct by employees or other vicarious agents of the commissioned company.
(5)   Force majeure such as war, civil war, terrorism, unrest, riots, embargoes, natural disasters, fire, epidemics, pandemics, legislative activities, judicial decisions or official measures, or any other unforeseeable circumstances outside the control of the commissioned company – such as labour disputes, strikes and lawful lockouts, disruptions of operations or transport, difficulties in procuring raw materials – which prevent the commissioned company from performing its contractual duties, shall extend agreed delivery periods or delay agreed delivery dates in each case by the duration of the obstruction plus an appropriate lead time. This shall also apply if these events occur at a time when the commissioned company is in default. Alternatively, instead of making adjustments, the commissioned company reserves the right to terminate the contract free of charge and to claim back any services already rendered.
(6)   Against the backdrop of having experienced the impact of the coronavirus (SARS-CoV-2/Covid-19) and the resulting farreaching measures by governments and others to restrict the economy and public life, the provisions regarding force majeure according to subclause (5) above shall also apply, regardless of the nature of the forcemajeure, if (a) the parties enter into a contract during an ongoing force majeure event, expecting the event to end or a significant improvement to occur but, contrary to expectations, the event persists or no significant improvement occurs; or (b) a force majeure event ended before the contract was entered into but recurs thereafter (e.g. recurrence of a pandemic or epidemic).

6. Complaints
Any complaints must be made during the event; complaints made after the event will not be honoured and shall not give rise to claims.

7.   Sub-exhibitors
(1)   The involvement, admission and/or other participation of sub-exhibitors, additional companies present, or other third parties (‘Sub-exhibitors’) by the Partner shall only be permitted with the prior written approval of the commissioned company and for a fee.
(2)   If and to the extent that the commissioned company has approved the involvement of a Sub-exhibitor by the Partner, the Partner shall impose any obligations on the Sub-exhibitor that the Partner is subject to vis- à-vis the commissioned company, to the extent that this is required for the agreed performance of the contractual obligations of the Partner. The Partner shall ensure that Sub-exhibitors comply with all applicable statutory provisions, in particular provisions under employment and social security law. The Partner shall in any case remain responsible and liable for any act or omission by the Sub-exhibitor in the same way as for the Partner’s own acts and omissions.

8.   Special provisions for Face-to-face Events
(1)   The event venue shall be identified in the relevant event programme and/or website.
(2)   Travel and accommodation must be organised/booked by the Partner at his/her own cost.
(3)   Approval of exhibits for exhibition as well as advertising materials (e.g. lanyards, flyers, give-aways, rollups, etc.) shall be at the discretion of the commissioned company. Any exhibits and advertising materials must be precisely described by the Partner before entering into the contract or when making a booking pursuant to clause 3 (2). The exhibits and advertising materials must comply with the rules applicable in Germany. Exhibits or advertising materials causing a noise or odour nuisance shall not be permitted at the event. Exhibits and advertising materials may be delivered by the Partner during the agreed time window and must be clearly marked with the company name, stand number, and the name of the event. Assembly by the Partner shall take place at the agreed times, usually on the day preceding the event. Disassembly and removal must be completed by the Partner on the last day of the event in all cases. The agreed times shall apply. Nothing must be left behind by the Partner in the exhibition spaces or other event spaces. Any extension of time limits shall require the approval of the commissioned company.
(4)   Each Partner shall receive the required tickets for his/her employees (together with name badges, if applicable) according to the agreed conditions. They will be available at the conference office from the start of the event. The Partner and/or his/her employees must show a valid ticket at the entry control point without being prompted. As tickets are personal, the Partner may also be asked to show a valid official identity document. If the Partner is admitted, he/she shall receive a non-transferable badge (e.g. an event badge or a wristband) which must be carried on his/her person during the relevant event, in particular to be readmitted to the venue after leaving it. The exhibitor’s stand personnel or other participants must be identified on a separate the commissioned company form to be submitted with all required data no later than 14 days before the start of the event.
(5)   The commissioned company reserves the right to refuse admission to Partners who break the house rules or appear aggressive or abusive or are under the influence of intoxicants. Weapons or dangerous objects must not be brought into the venue. The commissioned company shall have domiciliary rights at the events. Its instructions must be followed. The venue’s house rules must be complied with while at the venue. In case of a breach of the house rules and of unauthorised ambush/guerrilla marketing activities, the Partner may be excluded from further participation in the event and may be asked to leave the venue. Any further claims by the commissioned company against the Partner remain unaffected.
(6)   The stand area shall be charged for according to the contract or according to the stand area actually occupied where this exceeds the contractual stand area. The type of stand (row, corner, peninsula, or block stand) shall depend on the layout. Exhibitor’s requests shall be taken into account wherever possible; however, the exhibitor shall have no claim to a particular type of stand. The hire charge includes:
•   The hired use of the stand area with the dimen- sions booked during assembly and disassembly and for the duration of the event. Conference tables, chairs, and power supply may be ordered in addition as needed. These are either included in the exhibition price or shall be charged for according to the prices stated.
•   General lighting of the exhibition venue, general cleaning of common areas, and waste disposal.
Further services may be ordered separately for a charge using the relevant form. All prices are subject to statutory value-added tax.
(7)   Hospitality within the event shall be the sole responsibility of the venue’s caterer. Customer hospitality may be orderedthere.
(8)   Only the commissioned company shall be allowed to make or cause to be made photographs, image and sound recordings (‘Recordings’) of the entire event, in particular of the exhibition structures and stands and the objects exhibited and to use such Recordings for documenting the event, as well as for advertising and press reports, without the Partner being entitled to object to this. This shall also apply to Recordings made directly by the media with the agreement of the commissioned company. The commissioned company shall be entitled to publish the Recordings on its website and in the programmes of future events in any form whatsoever (e.g. in print, digitally, etc.). For the purposes listed in subclause (1), the commissioned company may also publish the Recordings in social media such as LinkedIn, Xing, Twitter, and the like. Where the commissioned company hosts this event or a future event together with an event partner, the commissioned company may share the Recordings with that event partner. However, the commissioned company shall not share the Recordings with any other third party. As the events are open to the public, the commissioned company assumes that, in the Partner’s view, there are no general reasons against the production of Recordings and the processing of such Recordings for the purposes described above. If, however, this should be the case, the Partners concerned are requested to contact the information desk at the venue or the commissioned company immediately to make their objection known. The Partners concerned are also requested – wherever possible – to take care themselves to avoid being photographed or to address the photographer directly.
(9)   Transport packaging and boxes must not be visibly stored at or behind the stands. Floors, walls, pillars, doors, windows, and other fixtures and fittings must not be posted on, nailed on, painted or otherwise damaged. Any damage caused shall be at the exhibitor’s cost and will be charged for by the commissioned company. Any installations or fire protection facilities including escape routes and emergency exits as well as their signage, which may be part of the stand area, must be accessible and usable at all times and must not be removed, covered, or obstructed. Floor coverings may only be affixed by means of doublesided tape, on wooden floors only on previously affixed masking tape. Cleaning of the stand shall be the exhibitor’s responsibility and must be completed daily before the opening of the event. The stand may only be equipped with flame-retardant material. Furthermore, the Partner shall submit to the commissioned company’s domiciliary right in the entire venue for the duration of the event.
(10)   The exhibitor is obliged to take out adequate insur- ance cover. Taking out exhibition insurance covering the transport and exhibition risks is recommended.
It is suggested that the exhibitor ensure adequate su- pervision of the stand. Outside event hours, valuable items must be locked away. Subject to clause 12, the commissioned company shall accept no liability (e.g. for damage, theft, etc.).
(11)   Printed matters and advertising materials must only be used within the quantities booked and only within the allocated stand area, and must not be distributed in other exhibition spaces or in lecture rooms. Optical, moving, or acoustic advertising materials are only permitted if they do not inconvenience the stand neighbours and do not disturb the event. In case of a breach of this rule, the commissioned company may intervene and demand a change. If the Partner should fail to implement this, the commissioned company reserves the right to exclude the Partner from further participation in the event.

9.   Special provisions for Digital Events
(1)   The commissioned company is free to design the content of its digital provision and shall be entitled at any time to vary, limit, expand, or completely cease it. In providing its service, the commissioned company is free to have the service provided by a third party of its choosing.
(2)   The digital provision is partly based on content by co-hosts, Partners, or other third parties; inter alia, the commissioned company may use external speakers and presenters for Recordings and live streams. The commissioned company accepts no liability, whether express or implicit, for the accuracy, completeness, reliability, up-to-dateness, and usability of the content of the digital provision to the Partner.
(3)   The digital provision is not aimed at persons in countries prohibiting the storage of or access to its content. Each Partner shall be responsible for obtaining information on any restrictions before accessing these web pages and to comply with such restrictions.
(4)   The Partner accepts that 100% availability of the digital provision is impossible to implement technically. The commissioned company shall, however, make every effort to keep the digital provision available as constantly as possible. In particular, maintenance, security, or capacity matters and events outside the control of the commissioned company may cause momentary outages or the temporary suspension of the digital provision. The digital provision is made using commercially available software. The software requirements stated at registration must be observed. The commissioned company has no control over the availability and the correct technical requirements of this software.

10. Special provisions for Hybrid Events
The special provisions for Face-to-face Events (clause 8) and for Digital Events (clause 9) shall apply, mutatis mutandis, to Hybrid Events.

11.   Speakers; copyright
(1)   Speakers may be replaced by other speakers having an equivalent qualification for the topic concerned. There is no legal claim to a particular speaker.
(2)   Event talks will be held in German or English. The relevant event documentation will follow this rule. There is no entitlement to interpretation/translation.
(3)   The content related to the event, in particular talks and documentation, is protected by copyright. Any use or exploitation of the content protected by copyright beyond its relevant contractual purpose, in any form whatsoever, in particular by reproduction, dissemination, exhibition, reproduction in a non-physical form (right to public reproduction, i.e. as a talk, performance, or presentation, by making it available to the public, broadcasting, reproduction by image or sound storage media, replay of broadcasts, and by making it available to the public) as well as its recording, digitisation, storage in any form and on any carrier medium and in any technical configuration whatsoever is prohibited. Content must not be shared with third parties, irrespective of the purpose and method of sharing.
(4)   The commissioned company accepts no responsibility or liability for any inaccuracies in the content of the talks and documentation.
(5)   Partners giving talks themselves shall be responsible for submitting the details of the speaker/talk in good time for preparing the programme brochure, and for their proper delivery. If a speaker misses his/her slot, there shall be no entitlement to a replacement.

12. Limitation of liability of the commissioned company
The commissioned company shall only be liable (i) for any damage intentionally or grossly negligently caused by it; (ii) for the culpable breach of essential contractual obligations by the commissioned company, i.e. such obligations without whose performance the proper fulfilment of the contract is not possible and on whose observance the Partner relies and may rely (cardinal obligations); (iii) for any damage caused by it as a result of wilful deceit; (iv) for damage resulting from culpable injury to life and limb or health due to a negligent breach of duty by the commissioned company. The commissioned company accepts no other liability.

13.   Liability of the Partner
(1)   The Partner shall be liable for any damage for which he/she, his/her conractors and vicarious agents, guests, or other third parties within the meaning of Sect. 278 and Sect. 831 of the BGB are responsible in connection with the event, in accordance with statutory provisions. Sentence 2 of Sect. 831(1) of the BGB shall not apply.
(2)   The Partner shall indemnify Tagainst all claims by any third party made in connection with the event, where these are the responsibility of the Partner, his/her contractors and vicarious agents (e.g. speakers, etc.), or guests. This obligation to indemnify shall also apply to any official fines and misdemeanours (e.g. for breach of the peace, obstruction of escape routes, disregard of smoking bans) that may be imposed on the commissioned company by the venue in connection with the event.

14. Data protection
Where the Partner processes personal data in the context of an event, the Partner is obliged to comply with the statutory rules, in particular those of the Bundesdatenschutzgesetz [federal data protection act] (BDSG 2018) and the General Data Protection Regulation (GDPR), and all other (relevant) statutory provisions.
The Partner may, on prior arrangement, receive a list of the email addresses of the participants where participants have consented to this. Here also, the Partner, as controller, is obliged to comply with the statutory provisions under data protection law. This includes, in particular, respecting the rights of the participants as data subjects.

15.   Final provisions
(1)   These T&C and the entire legal relationships between the parties are subject to the law of the Federal Republic of Germany; the UN Convention on the International Sale of Goods (CISG) shall not apply.
(2)   Where legally permitted, the place of fulfilment and exclusive place of jurisdiction – including for international disputes – shall be Munich.
(3)   Any agreements differing from these T&C must be made in writing. This shall also apply to amending this written-form requirement.
(4)   If any part of these T&C should be void or contestable, this shall not affect the validity of the remaining provisions. In place of the legally ineffective part, it shall then be deemed agreed whatever most closely approximates it and/or what the parties would have agreed had they been aware of that ineffectiveness. This shall also apply, mutatis mutandis, to any gaps in the provisions.

Information on advertising by email
The Industrial, Automotive and Events cluster of the Süddeutscher Verlag Media Group is interested in cultivating its client relationship with you. For this reason, we will regularly inform you by electronic mail of similar events and offers. For that purpose, we will use the email address given when entering into the co tract, in accordance with point (f) of Art. 6(1) of the GDPR in connection with Sect. 7(3) of the UWG [unfair competition act]. Of course, you have the opportunity to object to the use of your data for advertising purposes by using the unsubscribe link in the advertising email. You can also send your objection by email to datenschutz@sv-veranstaltungen.de or by post to Süddeutscher Verlag Veranstaltungen GmbH, Hultschiner Strasse 8, 81677 Munich without incurring any costs other than the transmission costs at the basic tariff. We use service providers that support us and thereby receive the aforementioned data. These are marketing companies and online service providers. Your personal data will not be processed outside the EU/EEA. Your personal data will be erased no later than after three years if your email address has not been used until then. You can find further information on data protection at www.sv-veranstaltungen.de/datenschutz.